Com prazos apertados e orçamentos cada vez mais
escassos, é fundamental o controlo de cada fase de um projecto.
São imprescindíveis relatórios precisos que
permitam apresentar a toda a equipa e à gestão de uma empresa o ponto concreto
em que se encontra o projecto, as tarefas já executadas, as tarefas em
andamento e os resultados a curto e médio prazo.
Estes relatórios, semanais ou mensais, dependendo
da complexidade do projecto, devem abordar de um modo geral a evolução do mesmo,
definir datas parciais do caminho crítico do planeamento do projecto e, não menos importante, sintetizar imprevistos
que surgiram e que necessitam de decisões externas.
Ou seja, o relatório deve ser estruturado começando
numa abordagem geral e focalizando-se em aspectos particulares que são
determinantes para o seu sucesso. E se existem várias questões a serem
resolvidas, as mesmas devem ser apresentadas da mais gravosa para a que
apresenta menos impacto no planeamento e orçamento. É fundamental que o
relatório estabeleça prazos para a obtenção de soluções aos imprevistos que
tenham surgido, de modo a que o cumprimento das datas do caminho crítico do
planeamento não fique em risco.
Mas será
somente esta a chave? De que adianta um relatório detalhado se a equipa e a
chefia de projecto vai ter breves minutos para o ler?
E é aqui que surge o desafio que determina se o
relatório mensal/semanal que constantemente é realizado vai ter sucesso ou não.
É necessário informação detalha sem dúvida, mas tem de ser RELEVANTE!!!
O relatório deve ter um único foco: qualquer elemento da equipa ou da chefia não
vai dispensar mais de 10 minutos para se inteirar da evolução do projecto, ou
seja do estado actual e dos imprevistos que tenham ocorrido.
Mas como
conseguir?
Reduzir, reduzir, reduzir... tudo o que é
superficial e efectivamente não acrescentará valor. Privilegiar tópicos em vez
de parágrafos longos.
Encurtar todas as expressões e frases.
Utilizar gráficos que permitam genericamente analisar
a evolução do projecto.
E depois praticar com o foco de: “O relatório tem
de transparecer a evolução e os problemas actuais em 10 minutos de investimento!!!”.